Korzystanie z usług biur rachunkowych to powszechna praktyka, szczególnie wśród przedsiębiorców, którzy chcą skupić się na rozwoju firmy, a obowiązki księgowe zostawić specjalistom. Niemniej jednak, aby uniknąć problemów z rozliczeniami podatkowymi oraz finansowymi, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Błędy popełnione na etapie wyboru biura rachunkowego lub w trakcie współpracy mogą prowadzić do kosztownych konsekwencji. Jakich błędów należy unikać, aby maksymalnie wykorzystać współpracę z księgowymi?
Niewłaściwy wybór biura rachunkowego
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców jest wybór biura rachunkowego na podstawie ceny, a nie kompetencji. Oczywiście, koszty obsługi księgowej są istotnym czynnikiem, jednak zbyt niska cena może być sygnałem niskiej jakości usług. Warto sprawdzić, jakie doświadczenie ma biuro rachunkowe i jakie posiada certyfikaty. W Polsce istotnym dokumentem jest certyfikat Ministerstwa Finansów, potwierdzający uprawnienia do prowadzenia działalności księgowej. Dobrym pomysłem jest również zasięgnięcie opinii od innych przedsiębiorców lub sprawdzenie referencji biura.
Kolejnym błędem jest brak weryfikacji, czy biuro rachunkowe posiada ubezpieczenie OC. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej chroni przedsiębiorcę w sytuacji, gdy biuro popełni błąd, który spowoduje straty finansowe. Biuro bez tego typu polisy może przerzucić odpowiedzialność za swoje błędy na klienta, co może okazać się wyjątkowo kosztowne.
Brak regularnej komunikacji
Nawet najlepsze biuro rachunkowe nie będzie w stanie efektywnie wspierać przedsiębiorcy, jeśli komunikacja będzie ograniczona do minimum. Błędem jest myślenie, że księgowy zrobi wszystko sam, bez potrzeby konsultacji. Współpraca powinna opierać się na regularnym dostarczaniu dokumentów, a także na bieżącym informowaniu o wszelkich zmianach w firmie, które mogą mieć wpływ na jej finanse. Należy również pamiętać, że księgowi potrzebują czasu na przygotowanie dokumentów – odkładanie przekazywania faktur czy innych danych na ostatnią chwilę może skutkować błędami lub opóźnieniami. Dlatego tak istotny jest segment, jakim są usługi rachunkowe w Płocku.
Kolejnym problemem wynikającym z braku komunikacji jest niejasne ustalenie zakresu obowiązków. Zdarza się, że przedsiębiorcy zakładają, że księgowy zajmie się wszystkimi sprawami podatkowymi i formalnościami, podczas gdy biuro rachunkowe może oferować jedynie podstawowe usługi księgowe. Dlatego warto na początku współpracy dokładnie ustalić, jakie są wzajemne oczekiwania i obowiązki, aby uniknąć nieporozumień.
