Fundusze Unijne w ramach rozstrzygnięcia konkursu 3.5 – Programy dla Uczelni Wyższych przewidują wsparcie polskich uczelni i instytutów badawczych kwotą przekraczającą 1,4 mld zł. Finansowanie projektów jest rozłożone na lata 2019-2023, zatem znaczna część Uczelni już na początku roku 2020 będzie dokonywała zakupów. To niepowtarzalna okazja do świadomego informatyzowania jednostek.
Uczelnie podobnie jak przedsiębiorstwa potrzebują sprawnego zarządzania. Nie tylko zintegrowane systemy, ale całe łańcuchy modułów mogą zapewnić odpowiednią kontrolę nad wszystkimi procesami, jak usprawnić jej działanie. Jak się okazuje, polskie uczelnie wymagają gruntownych zmian informatyzacji. Programy dla Uczelni Wyższych 3.5 mogą to zmienić. – Trudno jest porównywać stan informatyzacji polskich uczelni z zachodnimi. Na pewno daleko nam do uczelni z pierwszej setki, natomiast z pełną odpowiedzialnością możemy stwierdzić, że w ostatnich kilku latach informatyka, a szerzej informatyzacja na dobre zagościła w polskich uczelniach. Dowodem niech będą tegoroczne konkursy NCBiR (POWER 03.05.00) po rozstrzygnięciu, których prawie 200 uczelni uzyskało dofinansowanie na realizację programów wprowadzających metody i środki informatyki nie tylko w edukacji, ale i w usprawnianiu systemu zarządzania uczelnią – mówi prof. Włodzimierz Soiński.
Cyfrowa rewolucja
Rozwiązania, które proponują producenci są przygotowane właśnie dla tego sektora. Międzynarodowe doświadczenie usprawnia ich implementację. – Różnice w implementacji rozwiązań IT istnieją i przejawiają się w kilku obszarach. Wynikają one z wyzwań, które pojawiły się na uczelniach w ostatnich latach. Po pierwsze w obszarze danych, których przybywa na uczelniach lawinowo. Jak nimi zarządzać, zabezpieczać, aktualizować, integrować? Drugim wyzwaniem jest rosnąca ilość systemów i aplikacji oraz brak ich integracji. Po trzecie – problemy kadrowe jakie występują w działach dydaktycznych oraz IT, związane z narastającym brakiem specjalistów IT na rynku pracy. Kolejne czynniki to: wzrastające ryzyka związane z utratą danych, wymogi nowych regulacji (np. RODO), ustawa o krajowym systemie cyber-bezpieczeństwa, wykorzystanie nowych technologii w dydaktyce i malejące budżety – wylicza Tomasz Czarnecki, Oracle Territory Manager – Wymienione wyzwania również stały i stoją przed biznesem, ale firmy są dużo bardziej zaawansowane na drodze ich zaadresowania. Środowiska hybrydowe wykorzystujące chmurę i lokalne zasoby są coraz bardziej popularne, a zarządzanie danymi, ich zabezpieczenie i polityki bezpieczeństwa, backup, disaster recovery funkcjonują sprawnie i są dobrze przećwiczone – dodaje przedstawiciel Oracle.
Przyjmując, że każda uczelnia powinna dążyć do tego, by jej absolwent znalazł swoje miejsce na rynku pracy, mógł realizować zadania do jakich był przygotowywany przez lata nauki, wreszcie mógł spełniać swoje marzenia powinniśmy postawić pytanie – czy proces edukacji i nauczania realizowany był w parciu o nowoczesne techniki i technologie, czy infrastruktura uczelni wspomagała w sposób wystarczający studenta i kadrę uczelni, czy podstawowe funkcje zarządzania (przypomnę – planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrola, których prawidłowe wypełnienie determinuje skuteczność zarządzania) były w sposób skuteczny wdrażane? – Odpowiedź na te pytania nie jest prosta. Tak samo ocena czy metody i środki informatyki wdrażane w uczelni są wystarczające. Są uczelnie w których „stopień informatyzacji” jest duży i tam należy przyjąć inne kryteria przy określeniu kluczowych rozwiązań dla poprawnego funkcjonowania uczelni. Inne rozwiązania będą oczekiwane w procesach edukacji i nauczania, inne zaś w procedurach zarządzania uczelnią. Nie mniej jednak uważam, że generalną zasadą powinno być dążenie do zbudowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią, zawierającego wszystkie systemowo połączone ze sobą moduły, podsystemy funkcjonalne – zauważa prof. Soiński.
Uczelnia jak firma wielowydziałowa
Biorąc pod uwagę fakt, że procesy zarządzania są niezmienne dla każdej organizacji, która je wdraża można stwierdzić, że zasady i stopień implementacji rozwiązań dla szkolnictwa wyższego nie różni się od stosowanych/występujących w dużych przedsiębiorstwach. Nie mniej jednak chcąc uzasadnić powyższą tezę należy przypomnieć pojęcie organizacji i zarządzania, które mogą być definiowane w różny sposób, ale faktem jest, że każda uczelnia i każdy zakład jest organizacją lepiej lub gorzej zarządzaną. J. Zieleniewski w swoim dziele o organizacji przywołał definicję podaną przez T. Kotarbińskiego, a mianowicie „…przez organizację rozumiemy taką całość, której składniki współprzyczyniają się do powodzenia całości” wskazując na trzy znaczenia tego pojęcia: atrybutowe, rzeczowe, czynnościowe. – Mówimy o dobrej lub złej organizacji pracy, strukturze która pozwala realizować cele organizacji bądź sprawia, że zarządzanie jest nieefektywne. Z kolei znaczenie czynnościowe – jest działaniem tworzącym odpowiednie warunki funkcjonowania organizacji, uporządkowanie procedur i działań. Natomiast mówiąc o rzeczowym znaczeniu pojęcia organizacja wskazujemy na określoną całość, w której widzimy umiejętność współdziałania elementów w osiąganiu celów organizacji – podkreśla prof. Włodzimierz Soiński. – Chcąc odnieść się do postawionego pytania należy również przypomnieć podstawową klasyfikację funkcji zarządzania, a mianowicie: planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrola. Funkcje te obejmują swym zasięgiem ciągi czynności, których prawidłowe wypełnienie determinuje skuteczność zarządzania. Po takim wstępie można spokojnie odpowiedzieć na powyższe pytanie – nie ma żadnej różnicy jeżeli chodzi o istotę, natomiast różnią się wyłącznie z punktu widzenia funkcjonalności – dodaje.
Aby polskie uczelnie przetrwały i wyszły wzmocnione z ery cyfrowej transformacji, potrzebują nowoczesnych systemów do obsługi dydaktyki, zintegrowanych z systemami zarządzania uczelnią. – Dane z różnych systemów można zgromadzić w bezpiecznej, zaszyfrowanej autonomicznej hurtowni danych Oracle i uruchomić nowej generacji narzędzia do analizy i wizualizacji danych. Jesteśmy światowym liderem w zarządzaniu danymi od 40 lat. To jest też misja Oracle: pomagać ludziom zobaczyć dane w nowy sposób, odkrywać informacje i uwalniać nieskończone możliwości.
